Comment faire des dépouillements
On le sait bien, le meilleur moyen de ne rien rater quand on examine les registres d'une commune, c'est le relevé exhaustif. C'est pourquoi vous êtes nombreux à vous lancer dans l'exercice délicat du dépouillement. Voici donc quelques petits conseils pour vos saisies.
Notre rubrique
"Relevés Gratuits" obtient un succès croissant (1 million 500 000 !) et vous êtes de plus en plus nombreux à nous proposer vos relevés. Il nous a semblé utile de proposer ici quelques conseils pour réaliser
un dépouillement efficace. Une fois celui-ci terminé, il est toujours
rageant (et décourageant) de s'apercevoir qu'il faut tout remettre en
forme car la matrice utilisée n'était pas adéquate.
1/ Matériel à utiliser
La
meilleure façon de procéder aujourd'hui n'est plus de se munir d'un
papier et d'un stylo en se rendant devant un lecteur de microfilms ou
un registre. Il vous faut un appareil photo numérique, si possible avec
un trépied, un nombre suffisant de millions de pixels (3 millions
minimum), et un bon réglage, surtout si c'est un lecteur de
microfilms que vous voulez consulter. Et si vous ne pouvez vraiment pas
obtenir un résultat correct alors tant pis, prenez papier et crayon, et
tracez des colonnes selon le modèle que nous évoquerons plus loin à la
rubrique "tableur". Il faut ensuite bien entendu un ordinateur, c'est
impératif, pour mettre en forme le résultat final : visualiser les
photos, et en relever le contenu. Notez bien que sur GeneaNet, vous
pouvez envoyer vos photos dans les Registres en Ligne sans faire de
relevés, mais ce n'est pas l'objet de cette note.
2/ Dépouiller avec un logiciel
a) Logiciels spécialisés
Ils sont rares sur le marché, mais on ne peut pas passer à côté de
l'incontournable Nimègue, qui a largement fait ses preuves. Seul
reproche que l'on puisse lui faire : sa relative complexité de manipulation,
liée au fait qu'il prenne en compte toutes les possibilités que l'on
peut rencontrer lors d'un dépouillement (des dizaines de zones à
remplir). Reste qu'il est parfait pour un dépouillement exhaustif.
Autre inconvénient : il n'est disponible que pour Windows. La version 3 vient tout juste de voir le jour, nous conseillons à tous ceux qui avaient une version antérieure d'actualiser leur logiciel.
Pour télécharger Nimègue : http://www.cegfc.net/nimegue/
b) Tableurs
C'est probablement le système le plus utilisé. Un tableur, c'est un
système de lignes et de colonnes, de cases que l'on remplit comme on
veut, et que l'on peut ensuite trier. On ne le présente plus, le
tableur le plus connu est Excel. Son seul défaut est qu'il est payant.
Mais si vous possédez Microsoft Office, il sera dedans, aux côtés de
Word et Power Point.
L'alternative idéale si vous ne le possédez pas, est son clone gratuit,
dérivé de la suite Open Office, qui fait la nique à Microsoft depuis
quelques temps (http://fr.openoffice.org/about-downloads.html). Il existe également Access, mais nous le déconseillons au débutants.
c) A proscrire
N'utilisez surtout pas un traitement de texte comme Word qui, même s'il
permet de créer des tableaux, n'est pas du tout adapté à ce type de
saisie.
3/ Comment préparer sa saisie avec un tableur
Voici quelques consignes de base à respecter scrupuleusement avec Excel ou Open Office :
- un acte = une ligne, ne jamais relever un acte sur deux lignes, aucun tri ne serait alors possible !
- une seule colonne par information : type d'acte, date, nom, prénoms,
profession, prénoms du père, décédé ou non, nom de la mère, prénoms de
la mère, etc. Vous pouvez détailler au maximum vos colonnes, il n'y a
pas d'obligation sur notre site
- si vous utilisez des abréviations, respectez-les pour toute votre saisie. Mentionnez leur signification dans votre fichier.
Le mieux à faire c'est de vous entraîner sur quelques actes de tout
type, et de repérer la façon dont le curé les a rédigés. Selon le curé,
certaines zones n'auront pas lieu d'être, mais faites attention, sur un
registre il y a plusieurs curés, et chacun avait sa façon de rédiger.
Vous pourrez ensuite enregistrer votre travail au format xls ou CSV
(texte facilement importable dans un tableur)... et les envoyer dans
les Relevés Gratuits, nous nous chargerons du reste !
Pour ma part je dépouille actuellement un commune de Haute Savoie avec GENEATIQUE 2009.
L'intérèt est de pouvoir reconstituer directement les familles et de pouvoir se livrer à de études (sociologiques) en utilisant les compléments d'inforation permis par ce logiciel.
Rédigé par : Odin75 | 22 avril 2009 at 10:14
Une petite astuce pour prendre des photos sur lecteur de microfilm dont la lecture se fait par rétroprojection sur vitre horizontale inclinée : afin d'éviter les reflets sur la vitre du lecteur, munisez vous d'une feuille blanche du format A3 que vous poserez sur la vitre avant de photographier. Cela facilite aussi la lecture en augmentant le constraste avec le fond blanc de la feuille.
Bonnes recherches !
Rédigé par : richarddurand | 22 avril 2009 at 10:28
Puisque vous en parlez, un autre logiciel, spécialisé dans les dépouillements de photos numériques, existe. Il s'agit de DepouilleBMS, développé par mes soins. Il est gratuit et se télécharge sur le Web à l'adresse http://sfroc.club.fr/depouille.php. Vous trouverez à la même adresse quelques documents utiles à la prise en main.
L'idée directrice lors de la création du logiciel était de permettre ;
- une visualisation dans la même fenêtre de la photo et du tableau de saisie.
- une personnalisation complète du tableau de saisie.
- des outils d'aide à la saisie (raccourcis, dictionnaires, casse...).
- un export au format Excel.
Par contre, ce n'est pas un outil de recherche très évolué (il y a quelques fonctions simples quand même).
Certains s'en servent en complément de Nimègue. Ils effectuent la saisie avec un masque de saisie adapté à Nimègue, exportent de DepouilleBMS et importent dans Nimègue (qui, lui, possède des fonctionnalités de recherche avancées sur des grosses bases) leurs travaux .
Rédigé par : Sébastien FROC | 22 avril 2009 at 12:41
Je me permet d'attirer votre attention sur l'usage de logiciels de généalogie comme Hérédis ou Généatique pour ce genre de relevés
Il suffit d'ouvrir une paroisse comme généalogie et de rentrer les infos par personne ( père , mère, parrain et marraine surtout si filiation) puis les mariages avec les enfants...
Les avantages sont multiples
sur le plan saisie le logiciel vous propose les noms et prénoms et suggère les relations familiales ainsi sur plusieurs siècles se constituent des généalogies familiales
l'édition de tables ( naissances, décés mariages ; avec classement chronologique ou alphabétique )est aisée; ainsi que livrets de paroisse comprenant la totalité des informations .
Cela demande un peu de rigueur a la saisie : j'utilise Généatique)
Il faut coder les actes par une référence ( prévué) comme a, p, ca pour faciliter le tri multi critères.
Il est nécessaire de donner un date approximative pour les sans dates afin d'éviter de mélanger des homonymes parfaits mais vivant a plusieurs années de distance. Je prends comme règle ; pour un naissance datée : les parents se sont unis de un a cinq ans avant; le père est né environ 30 ans avant le mariage et la femme 25 ans....
Il faut pour la même personne indiquer les différentes écritures d'un nom afin de retrouver un claudain ou un claudin au gré du scribe
Enfin l'usage de cette méthode permet un export de fichiers en "gedcom"
A votre disposition pour aider ceux ou celles qui voudraient "essayer"
CJG
Rédigé par : claudain | 22 avril 2009 at 14:58
Concernant Nimegue
En fait il n'y a que quelques champs obligatoires et le masque de saisie est adapté aux modes de saisie souhaité : exhaustif ou à minima (lieu + date + nom + sexe).
La nouvelle version Nimegue 3 sera présentée lors de deux ateliers au Congrès de Champs-sur-Marne le mois prochain.
Rédigé par : Chipaux | 22 avril 2009 at 18:17
Bonsoir
Pour ma part j'utilise le logiciel "saisieacte" dont le télèchargement est gratuit .
On obtient facilement des tableaux dans Exell .
Ne pas oublier de faire 3 colonnes pour les dates (J ,M ,A ) si l'on veut faire un tri chronologique.
tous à vos registres!
Rédigé par : penchesimo | 22 avril 2009 at 22:20
Bonjour,
A l'attention de Sébastien Froc
Le lien vers son site conduit au message suivant :
404 Not Found
The requested URL '/depouille.php.' was not found on this server.
Cordialement
Michel Mériel
Rédigé par : genorne | 23 avril 2009 at 13:17
Désolé, un point s'est glissé dans l'adresse (la ponctuation de fin de phrase).
L'adresse est http://sfroc.club.fr/depouille.php
Cordialement
Sébastien FROC
Rédigé par : Sébastien FROC | 24 avril 2009 at 13:20
en effet, il existe pas mal de moyens pour effectuer des relevés, j'ai utilisé excel, basique mais efficace, il existe "file maker pro" que j'ai découvert avec l'aasociation pour laquelle je fais les relevés bms, c'est un bon outil adapté, par contre j'ai utilisé et utilise encore "nimègue", c'est lourd et trop rigide pour une saisie facile.
peut-être en existe-t-il d'autres ? merci pour les tuyaux
Rédigé par : pescador1 | 25 avril 2009 at 07:38
Bonjour,
J'aimerais savoir avec quel Hérédis, il est possible de faire ainsi des saisies exhaustives ?
"Il suffit d'ouvrir une paroisse comme généalogie " dit Claudain ? Que veut-il dire par ouvrir "une paroisse" ? Comment faire ?
J'utilise Hérédis 9.
Par ailleurs, je salue Claudain avec qui j'ai déjà échangé à propos du Loiret. Cordialement
Rédigé par : capric | 25 avril 2009 at 09:02
Bonjour,
Débutante, je regrette que tous les logiciels cités ici soient inutilisables avec mon Mac, à part OpenOffice. Je travaille avec Heredis Mac. En connaissez-vus d'autres qui pourraient m'aider ? Merci !
Rédigé par : Annasoror | 25 avril 2009 at 11:00
Quand à moi je me suis basée sur un tableau exel que je peux reproduire dans open office et les pages s'affichent à la suite , je me contente de rajouter des lignes. pour les photos je n'ai rien
Rédigé par : bellier | 25 avril 2009 at 13:18
Pour pouvoir trier le dépouillement Excel par ordre chronologique, je mets la date de l'acte sous la forme AAAAMMJJ. Mais pour l'envoyer à Généanet il faut une colonne supplémentaire sous la forme JJ/MM/AAAA qui ne permet malheureusement pas de trier.
Pour les mariages, je fais une ligne en mettant, le N°de la photo sous la forme AAAAMMJJ, M,N ou D, le nom de l'époux, le prénom de l'époux, le sexe, le nom de l'épouse, le prénom de l'épouse, le nom de la mére de l'époux, le prénom de la mère de l'époux, le lieu de naissance de lépoux, la date de naissance de l'époux
La ligne suivante, je fais un copier coller croisé, pour remplacer époux par épouse.
Avec le tri d'Excel, je peux regrouper une famille entière avec les Baptêmes, en remplaçant M par N, et les décès par D
Rédigé par : pierirencornu | 26 avril 2009 at 12:23
Pour du dépouillement "pur et dur" c'est NIMEGUE dans discussion possible, faut savoir se plier à quelques exigences qui sont de - en - contraignantes avec l'habitude.
EXCEL je connais bien pour avoir été formateur avec cet outil ( aussi sur LOTUS dans les années 80 ).
C'est un outil merveilleux mais surpuissant pour ce travail qui n'utilise que 1% de ses possibilités, donc pas la peine d'en acheter un.
Finalement après avoir tout essayé, je n'utilise plus que GENEATIQUE, qui permet tout ce que l'on veut à condition de respecter les règles données par CLAUDAIN .
Celà permet au logiciel de faire TILT lorsqu'il découvre des parents dans une autre commune.
Rédigé par : VOLAN | 7 mai 2009 at 05:57
Bonjour,
Il existe aussi le logiciel GAOActes diffusé par l'association GAO (223 rue des Pyrénées 75020 PARIS).
Il est surement un des plus performants et le plus complet pour la saisie des relevés d'actes.
Il permet la saisie des actes : Baptême, Naissance, Mariage, Sépulture, Décès, Transcriptions naissance, mariage et décès, Légitimation, Fiançailles, Enfant sans vie, Reconnaissance, Publication des bans, Adoption plénière, Mariage posthume, Jugement déclaratif, Pupille de l'état, Opposition à mariage, Acte provisoire naissance, Reprise vie commune, PV enfant trouvé, Abjuration et permet de créer des types d'actes non prévus.
Il permet la saisie de toutes informations prévu dans les actes et notamment les mentions marginales, dans des rubriques spécifiques.
Des outils offrent la possibilité d'optimiser les masques de saisies en fonction de la richesse des informations présentes dans les actes suivant les époques et l'utilsiation d'abréviations que vous créez accèlèrent et facilitent la saisie des données répétitives.
Une fonction de contrôle de la saisie permet de rectifier les actes très rapidement.
Les données peuvent être exporter en totalité ou en partie vers Word ou Excel par des modèles d'export livrés ou à créer par vous.
L'import fonctionne sur le même principe.
Quelques analyses sont disponibles.
Cordialement
Anthoine
Rédigé par : AAnthoine | 27 mai 2009 at 12:44
Bonjour,
La FFG a édité une notice pour le dépouillemet des actes.
Cette notice est disponible à l'adresse :
http://www.genefede.org/docs/biblio...
Cette notice est très complète. Elle donne des régles de relevé des actes pour les fiches TRA. Ces règles peuvent aussi être suivies pour tout autre support de transcription.
Cordialement
Anthoine
Rédigé par : AAnthoine | 27 mai 2009 at 12:46