Organisez vos actes numérisés
Les vacances se terminent bientôt, ou c'est peut-être déjà terminé, et vous en avez profité pour mitrailler à l'aide de votre appareil numérique des dizaines voire des centaines de documents. L'étape suivante, une fois les images copiées sur votre disque dur, n'est pas la moins importante ! Il va vous falloir trier, classer, nommer vos photos, pour mieux les retrouver ultérieurement.
Pour ceux qui collectionnent les images issues des divers sites d'archives départementales ayant diffusé leurs registres en ligne, le problème sera le même, mais en plus les images auront déjà des intitulés si elles sont téléchargées, intitulés tous différents selon les centres d'archives, et aucune ne comportera, c'est certain, le patronyme qui vous intéresse.
De plus, ces images comporteront la page entière du registre pour certaines, ou du moins ce que vous voyez à l'écran, impliquant ainsi un travail de recadrage manuel a posteriori.
Enfin, si vous procédez par capture d'écran, la discipline à appliquer doit être bien définie dès le départ : vous allez donner un nom à votre fichier au moment où vous l'enregistrez, il ne faudra pas changer de procédé la semaine qui suit ou dans 2 ans, cela impliquerait de reprendre à chaque fois les précédents nommages.
Voici donc quelques conseils qui n'ont qu'une valeur indicative, chacun procèdera à sa façon mais cela peut constituer une bonne idée de départ :
a) Classement des actes
L'approche choisie a été l'approche géographique, utile notamment si vous avez ancêtres dans de nombreux départements et nombreuses communes.
Première étape, créer des dossiers par départements.
A l'intérieur du dossier département, un dossier par commune.
Dans chaque commune, les patronymes rencontrés, et pour chaque patronyme, les prénoms de chaque personne, classés par génération et précédés du numéro SOSA (norme de classement, voir GeneaWiki).
Si une personne émigre ou immigre, on pourra ajouter dans le dossier un fichier texte vide créé avec le bloc-notes par exemple, indiquant "migration vers..." pour retrouver les autres actes la concernant.
Pour les mariages, on choisira l'homme car c'est lui qui donne son nom à son épouse... mais on pourra aussi dupliquer les fichiers pour les placer dans le dossier concernant la femme.
L'exemple ci-dessous sera probablement plus clair :
Dans le cas présent, une généalogie dans les Côtes d'Armor (22). On crée un dossier "22".
Dans ce dossier, on voit la liste des 3 communes sur lesquelles on a travaillé : Broons, Caulnes et Saint-Jouan de l'Isle.
Dans la commune de Saint-Jouan par exemple, la liste de toutes les familles qui en sont originaires.
Pour la famille Lemoine, 4 individus : Julien (n° Sosa 268), son père Julien (n°536), son grand-père également dénommé Julien (n°1072) et son arrière-grand-père Yves (n°2144).
Pour le Julien le plus proche de nous, on trouve ses actes de baptême et de mariage (le numéro correspond au numéro de l'image dans les registres), ainsi qu'un dossier "enfants" qui incluera tous les enfants glanés au fil des recherches, collatéraux donc car notre ancêtre, lui, aura son dossier numéroté de son numéro Sosa.
Un fichier "migration vers Quédillac" nous permet de voir instantanément que c'est dans le dossier "35" (Ille-et-Vilaine) que nous allons retrouver la descendance de la famille, avec un autre dossier "Lemoine" et un autre dossier "268-Julien", ainsi qu'un autre fichier texte "né à Saint-Jouan" par exemple, et son acte de décès.
Le dossier enfant sera classé indifféremment à Saint-Jouan ou à Quédillac.
Cette méthode de classement n'est bien sûre pas exempte de défaut, les choses se compliquant par exemple quand une personne change fréquemment de commune, ou si vos recherches vous ont mené vers d'autres sources que les registres paroissiaux (il sera alors important de bien spécifier dans quel type d'archives ont été trouvés les documents : archives notariales, judiciaires, etc).
On pourra y préférer un classement inversé : d'abord la famille, puis pour chaque patronyme les communes d'habitation, tout dépend de la structure de votre généalogie. L'avantage de tout globaliser dans une seule commune permet par contre de placer dans le dossier commune divers fichiers sur la vie de la commune, des statistiques, des éléments du cadastre, etc.
b) nommage des images
C'est sur l'une des pages de nos confrères FranceGenWeb, à la rubrique "Standards" que notre attention a été attirée par ces quelques conseils précieux : "organiser et nommer les médias". Nous vous invitons donc à lire les conseils éclairés qu'ils prodiguent, leur avis très pertinent.
Tout les aspects du nommage y sont évoqués (ainsi qu'un autre modèle de classement des images), ils devraient vous permettre de choisir une méthode simple et efficace pour nommer vos images.
Dans notre exemple, les images n'ont pas besoin d'être nommées très précisément... si elles sont bien classées ! Mais on peut également choisir un classement hors dossier, avec toutes les images en vrac, leur nom étant le critère principal permettant de les retrouver instantanément. Là encore, à vous de voir.
Quoiqu'il en soit, voilà un passage obligé dès que l'on commence à collectionner les images d'actes, seule source faisant foi rappelons-le, il est donc fondamental de les posséder. On s'aperçoit également que classer des images numériques sur un ordinateur n'est pas plus simple que de classer des photocopies papier dans une boite à archives ou ailleurs. L'avantage des photos réside dans le fait que cela prend moins de place, qu'on peut les graver sur un CD ou DVD, les déposer sur Internet, en faire des copies rapidement et facilement.
Et maintenant, bon travail !
De plus, ces images comporteront la page entière du registre pour certaines, ou du moins ce que vous voyez à l'écran, impliquant ainsi un travail de recadrage manuel a posteriori.
Enfin, si vous procédez par capture d'écran, la discipline à appliquer doit être bien définie dès le départ : vous allez donner un nom à votre fichier au moment où vous l'enregistrez, il ne faudra pas changer de procédé la semaine qui suit ou dans 2 ans, cela impliquerait de reprendre à chaque fois les précédents nommages.
Voici donc quelques conseils qui n'ont qu'une valeur indicative, chacun procèdera à sa façon mais cela peut constituer une bonne idée de départ :
a) Classement des actes
L'approche choisie a été l'approche géographique, utile notamment si vous avez ancêtres dans de nombreux départements et nombreuses communes.
Première étape, créer des dossiers par départements.
A l'intérieur du dossier département, un dossier par commune.
Dans chaque commune, les patronymes rencontrés, et pour chaque patronyme, les prénoms de chaque personne, classés par génération et précédés du numéro SOSA (norme de classement, voir GeneaWiki).
Si une personne émigre ou immigre, on pourra ajouter dans le dossier un fichier texte vide créé avec le bloc-notes par exemple, indiquant "migration vers..." pour retrouver les autres actes la concernant.
Pour les mariages, on choisira l'homme car c'est lui qui donne son nom à son épouse... mais on pourra aussi dupliquer les fichiers pour les placer dans le dossier concernant la femme.
L'exemple ci-dessous sera probablement plus clair :
Dans le cas présent, une généalogie dans les Côtes d'Armor (22). On crée un dossier "22".
Dans ce dossier, on voit la liste des 3 communes sur lesquelles on a travaillé : Broons, Caulnes et Saint-Jouan de l'Isle.
Dans la commune de Saint-Jouan par exemple, la liste de toutes les familles qui en sont originaires.
Pour la famille Lemoine, 4 individus : Julien (n° Sosa 268), son père Julien (n°536), son grand-père également dénommé Julien (n°1072) et son arrière-grand-père Yves (n°2144).
Pour le Julien le plus proche de nous, on trouve ses actes de baptême et de mariage (le numéro correspond au numéro de l'image dans les registres), ainsi qu'un dossier "enfants" qui incluera tous les enfants glanés au fil des recherches, collatéraux donc car notre ancêtre, lui, aura son dossier numéroté de son numéro Sosa.
Un fichier "migration vers Quédillac" nous permet de voir instantanément que c'est dans le dossier "35" (Ille-et-Vilaine) que nous allons retrouver la descendance de la famille, avec un autre dossier "Lemoine" et un autre dossier "268-Julien", ainsi qu'un autre fichier texte "né à Saint-Jouan" par exemple, et son acte de décès.
Le dossier enfant sera classé indifféremment à Saint-Jouan ou à Quédillac.
Cette méthode de classement n'est bien sûre pas exempte de défaut, les choses se compliquant par exemple quand une personne change fréquemment de commune, ou si vos recherches vous ont mené vers d'autres sources que les registres paroissiaux (il sera alors important de bien spécifier dans quel type d'archives ont été trouvés les documents : archives notariales, judiciaires, etc).
On pourra y préférer un classement inversé : d'abord la famille, puis pour chaque patronyme les communes d'habitation, tout dépend de la structure de votre généalogie. L'avantage de tout globaliser dans une seule commune permet par contre de placer dans le dossier commune divers fichiers sur la vie de la commune, des statistiques, des éléments du cadastre, etc.
b) nommage des images
C'est sur l'une des pages de nos confrères FranceGenWeb, à la rubrique "Standards" que notre attention a été attirée par ces quelques conseils précieux : "organiser et nommer les médias". Nous vous invitons donc à lire les conseils éclairés qu'ils prodiguent, leur avis très pertinent.
Tout les aspects du nommage y sont évoqués (ainsi qu'un autre modèle de classement des images), ils devraient vous permettre de choisir une méthode simple et efficace pour nommer vos images.
Dans notre exemple, les images n'ont pas besoin d'être nommées très précisément... si elles sont bien classées ! Mais on peut également choisir un classement hors dossier, avec toutes les images en vrac, leur nom étant le critère principal permettant de les retrouver instantanément. Là encore, à vous de voir.
Quoiqu'il en soit, voilà un passage obligé dès que l'on commence à collectionner les images d'actes, seule source faisant foi rappelons-le, il est donc fondamental de les posséder. On s'aperçoit également que classer des images numériques sur un ordinateur n'est pas plus simple que de classer des photocopies papier dans une boite à archives ou ailleurs. L'avantage des photos réside dans le fait que cela prend moins de place, qu'on peut les graver sur un CD ou DVD, les déposer sur Internet, en faire des copies rapidement et facilement.
Et maintenant, bon travail !
Pour le classement de mes numérisations, j'ai un dossier "Medias" et trois sous-dossiers "Personnes", "Actes" et "Lieux".
Dans "Actes" leur nommages est comme suit les exemples.
DupontPierre_1820_N1 : première numérisation de la naissance de Pierre dupont né en 1820
DupontPierre_LeconteMarie_1850_M2 : deuxième numérisation du mariage de Pierre dupont avec Marie Leconte en 1850.
Dans "Personnes" les portraits et groupes
DupontPierre_1850_P1 : portrait de Pierre Dupont en 1850
Dupont_Leconte_1850_G1 : Groupe présentant des Dupont et Leconte en 1850.
Dans "Lieux" le reste
F_61120_Eglise_L1 : Eglise sur la commune 61120 (Vimoutiers) en France (F)
E_Mali_Bamako_Mairie_L1 : Mairie de Bamako au Mali.
Etc...
Rédigé par : cebret | 20 août 2008 at 06:38
Merci à notre correspondant de nous donner toutes ces indications que nous pourrons sans doute utiliser avec beaucoup de profit.
Ceci étant dit, essayons de conserver de conserver notre belle langue et ne vaudrait-il pas mieux remplacer: " nommage " par les mots qui existent réellement tels: " appellation " ou " dénomination " ?
Rédigé par : MARC | 20 août 2008 at 09:02
Bonjour,
Voilà une autre méthode qui respecte la logique des registres et qui permets de classer tous les actes même s'ils ne sont pas lier à des sosa.
Les sosa des générations un peu élevées peuvent varier (implex) et une personne ayant plusieurs sosa le classement ne devient pas simple.
Gestion des fichiers :
Les fichiers sont organisés en répertoires.
- 1 répertoire pour le département (ex: 18)
--- 1 répertoire pour la commune (ex: Marçais)
----- 1 répertoire par registre (ex: 1813-1820)
------- 1 sous-répertoire par année ex: 1814 D
---------- nom de ficher représentant la date du premier acte de la page sous la forme MM-JJ pour qu'ils restent dans l'ordre chronologique. Pour les dates s'étalant sur plusieurs pages ajout d'une lettre a, b, c, etc… ex: 11-23 a
<img src="http://genlucie.free.fr/photo/clas-..." alt="GenLucie - classer ses actes" style="margin: 0pt auto; display: block;">
(Si l'image ci-dessus ne s'affiche pas correctement cliquez sur le lien http://genlucie.free.fr/photo/clas-...)
Cordialement - Serge
Rédigé par : famlucie | 20 août 2008 at 09:23
Pour conserver un accès facile aux sources numérisées, je me suis crée une liste par commune ou paroisses sur Excel avec:
les années
le numéro de la premiere page et eventuellement par N-M-D
Cela permet une indexation par années qui peut-être communiquées a d'autres chercheurs
Cela evite de conserver trop de documents "en attente"
Je tiens le modèle à disposition de ceux que cela interesse
Claude GOURDAIN
Rédigé par : claudain | 20 août 2008 at 10:46
Pour mes actes, j'utilise la codification suivante
<année>-<Code insee>-<N°acte>-<Type d'acte>-<NOM1 prénoms>[&NOM2 prénoms]-[Page]
Année sur 4 car
Code insee sur 5 car
N°acte sur 4 car
Type d'acte sur 1 car (N, M, D, B)
Page si acte numérisé sur plusieurs photos
Exemple :
1753-59183-0191-M-TOOR Pierre Jacques & DEVAUX Marie Anne-1 pour un mariage
1756-43190-0000-B-ACHARD Marie pour un Baptême
Le tout stocké en fichier dans un répertoire unique qui se trie chronologiquement selon l'année, puis par lieu, etc...
Voilà si cela peut donner des idées aux lecteurs
Bien cordialement- Bernard
Rédigé par : bnave | 22 août 2008 at 07:15
Quelle que soit les méthodes de désignation ("nommage") et de classement (répertoires par exemple) des fichiers image, je conseillerais d'utiliser - en plus - les propriétés que windows permet d'associer à ces fichiers :
le nom bien sur, mais aussi titre, commentaire, objet, voire mots-clés et autres champs disponibles sous windows (sans parler de ceux créés automatiquement par votre appareil photo comme la date de prise de vue)
L'avantage de ces "propriétés" (ou "métadonnées") est qu'elles sont attachées au fichier et le suivent à chaque fois que vous le changez d'emplacement, ou que vous le copiez et aussi lorsque vous l'envoyez par mel (par contre elles ne suivent pas le fichier si vous le modifiez - recadrage par exemple - et le réenregistrez)
Ces propriétés peuvent être affichées dans l'explorateur Windows ce qui permet de rechercher assez facilement les fichiers
J'utilise d'ailleurs avec profit ces propriétés pour toutes mes photos numériques (photos de famille ou photos de vacances)
Cependant je n'ai pas (encore) trouvé de moyen simple (autre que copier-coller) pour récupérer ces propriétés dans un fichier catalogue (texte ou tableau Excel par exemple)
Bien cordialement
Jean-François Peyronel
Rédigé par : peyroneljf | 23 août 2008 at 23:34
Intégrer le numéro de sosa dans un nom de répertoire ou de fichier n'est pas très pérène, puisque ce numéro change en fonction du de cujus, et ce changement sous Windows n'est pas aussi simple qu'avec un logiciel de généalogie.
Ce que FranceGENWEB propose me semble plus judicieux, mais je fais plus simple :
A) Pour l'état civil, par exemple : 16931105_D_GUEGAN_JeanPierre_V009_2.jpg pour un acte du 05/11/1693 concernant le décès de Jean-Pierre GUEGAN, vue 9 des archives numérisées, image n°2.
- Chaque donnée est séparée par un trait de soulignement ou underscore (_).
- La date est inversée pour faciliter les tris sous Windows.
- Un seul caractère permet d'identifier le type d'acte (N, M, D, B, S).
- Nom et prénom principal en entier, sans espace et sans accent. Pour les prénoms ou noms à rallonge, soit jouer sur la casse (Majuscule/minuscule comme dans l'exemple), soit utiliser le trait d'union (ex: Jean-Pierre), mais ne pas utiliser le trait de soulignement. Pour un mariage, nom des conjoints uniquement, par exemple : 17120104_M_GUEGAN_LEDEORE_V164.jpg.
- Le chiffre 2 indique la 2e image pour le même acte, mais avec des logiciels de traitement d'image, il possible de recoller l'ensemble des images dans une seule.
- Le numéro de vue pour des archives déjà numérisées avec 3 caractères réservés pour le numéro.
- A ce jour, je ne distingue pas la série du document.
Ces fichiers sont regroupés par répertoire au nom de la commune, avec EC devant, par exemple EC_CARNAC. Je n'adopte pas les n°INSEE, qui ne distinguent pas des communes ou paroisses aujourd'hui disparus.
B) Pour le cadastre :
Matrices :
- Référence du document aux archives départementales, ou précision "CAD" pour service du cadastre ou "MAI" pour mairie.
- Folio du propriétaire.
- Numéro de vue si nécessaire par rapport au folio.
Plans :
- Préfixe CAD.
- Nom de la commune.
- Nom du hameau.
- Numéro de vue si nécessaire.
Ces fichiers sont regroupés par répertoire au nom de la commune, avec CAD devant, par exemple CAD_CARNAC.
C) Pour d'autres archives (notaires, juridictions, militaires...), ex : 6E15092_18270621_2.JPG
1) Toujours la référence du document au service d'archives (ex donné : 6E15092 pour un notaire).
2) Selon le type de document :
- date inversée (ex donné : 18270621)
- folio original du document, précédé de la lettre F (ex: B5938_F38.JPG pour un décret de justice)
- numéro d'article original du document, précédé de la lettre N (ex: Q6344_N615.JPG pour les hypothèques ou 9P3-42_N1754.JPG pour une matricule militaire).
3) Si plusieurs images nécessaires à ce document, numéro de cette image (ex donnée : 2).
Numéro sur 2 caractères (ex: 02) si au moins 10 images ou 3 caractères (ex: 002) si au moins 100 images. Parfois précédé d'une lettre (ex: B2 ou B02 ou B002), si plusieurs pièces de document à la même date. Deux images différentes peuvent se référer à des pages différentes, ou à la même page.
Je n'indique pas le nom des personnes concernées dans le nom du fichier, car ces documents concernent souvent plusieurs personnes.
Pour le moment, ces fichiers sont enregistrés dans des répertoires correspondants aux services d'archives (ex: AD56 pour les AD du Morbihan, CAOM pour Aix en Provence, SHM94 pour les archives de la Marine à Vincennes...), puis aux dates inversées des jours des recherches (ex: 080829). A terme, je prévois des répertoires par types de documents puis par auteur ou circonscription (ex: nom du notaire, de la juridiction, d'un bureau...).
Au final, les répertoires devraient s'organiser comme cela :
56\Cadastre\CAD_CARNAC
56\Cadastre\CAD_ERDEVEN
...
56\EtatCivil\EC_CARNAC
56\EtatCivil\EC_ERDEVEN
...
56\Inscription_maritime\LORIENT
56\Inscription_maritime\PORT-LOUIS
56\Inscription_maritime\QUIBERON
...
56\Juridictions_anciennes\AURAY_SENECHAUSSEE
56\Juridictions_anciennes\HENNEBONT_SENECHAUSSEE
56\Juridictions_anciennes\LARGOUET_AURAY
...
56\Justice_de_paix\CARNAC
56\Justice_de_paix\PLUVIGNER
...
56\Notaires\CONAN_Pierre
56\Notaires\GLAIN_Christophe_1
56\Notaires\GLAIN_Christophe_2
56\Notaires\GLAIN_Pierre
...
56\Tribunaux_modernes\LORIENT_1ERE_INSTANCE
...
59\EtatCivil\EC_DUNKERQUE
974\EtatCivil\EC_STDENIS
...
Rédigé par : Christian Duic | 1 septembre 2008 at 01:50
Pour ma part, je préfère conserver tous les actes dans un même dossier (j'ai plus de 2500 photos, mais ça ne pose pas de problèmes).
J'intègre donc dans le nom du fichier le type d'acte et la commune, ce qui permet de conserver ces données même lors d'un déplacement du fichier ou d'un échange par mail.
Par contre, mon intérêt s'est vite porté sur la possibilité de faire une liste des actes enregistrés, en vue d'impression via un tableur.
Pour ce faire, j'ai utilisé un caractère de séparation des données "_" (souligné ou underscore) qui permet de séparer les données dans différentes colonnes lors de l'import dans ce tableur.
Mes fichiers se présentent donc comme suit:
GAUTHIER_MarieJo_D_Chevetogne_1844.jpg
VIATOR_HenryJo_N_Natoye_1829.jpg
VINCENT_HANISET_M_Furfooz_1851_p1.jpg
Et la récupération se fait via un fichier batch (extension .bat - eh oui, le DOS a la peau dure) contenant cette seule ligne:
DIR *.jpg /s /d >contenu.txt
Il me suffit par la suite d'importer le fichier "contenu.txt" dans un tableur en précisant le séparateur de données "_" et l'affaire est faite.
Ensuite, quelques tris et sélections, et j'obtiens des listes par nom (ou tout autre critère de tri/sélection: exemple tri par lieu/nom/date) que je peux emporter aux archives (histoire d'éviter de reprendre des photos que j'ai déjà;-)
Rédigé par : ppuffet | 16 septembre 2008 at 09:39