Numériser un acte
Vous êtes de plus en plus nombreux à posséder un équipement informatique complet. Le scanner, notamment, est l'outil idéal pour numériser ses documents. Son utilisation reste simple, mais il faut connaître quelques points de détail pour effectuer une numérisation de façon optimale. Petit mode d'emploi en cette période où les photocopies d'actes vont être nombreuses...
Tout scanner possède un logiciel d'utilisation (le "pilote" ou "driver"), qui porte en général le nom de "Twain". Pour utiliser ce logiciel, vous avez plusieurs possibilités : le lancer directement, le lancer depuis une application (Photoshop pour les pros, Photofiltre que nous vous conseillons (voir notre note de décembre 2006) ou autres), ou le lancer depuis le scanner en appuyant sur un simple bouton.
Première étape :
Déposez face retournée votre document (acte ancien, photo, etc) dans le scanner. Veillez à le mettre dans le bon sens pour qu'il apparaisse à l'endroit, cela vous évitera des manipulations par la suite (après un essai infructueux, on comprend en général vite dans quel sens on doit poser le document !).
Lancez l'importation Twain (on dit aussi parfois "acquisition"). Dans notre exemple, nous utilisons une imprimante Epson. La plupart des utilitaires vous proposent différents modes de numérisation, ici trois versions : "auto", "loisirs" et "professionnel". L'option "auto" ne sera pas suffisante pour un acte à numériser, l'exemple sera fourni avec l'option "loisirs". Si vous n'avez pas le même logiciel de présentation, choisissez une option qui vous permette de paramétrer la numérisation selon les options que nous allons définir ci-dessous.
Le logiciel Twain ouvert devrait peu ou prou ressembler à l'image qui suit, et contenir :
- la résolution : ce que l'on appelle les "dpi" ("dot per inch"), ou "PPP" ("Points par pouce"), qui définit le nombre de points par pouces, un pouce mesurant 2,54 cm.
- le type d'image : couleur, niveaux de gris, noir et blanc
- le type de document : photo, illustration, texte, etc
Deuxième étape : réglez votre numérisation
Pour un acte photocopié, choisissez "texte" et non pas "photo", et préférez "niveaux de gris" à "noir et blanc", la restitution sera plus fidèle, même si un peu plus lourde en kilo-octets.
La notion fondamentale à retenir, c'est celle de la résolution, ces fameux dpi. Comme vous le voyez, il existe de nombreux choix. Les résolutions les plus basses, 72 dpi ou 96 dpi, sont utilisées uniquement si vous désirez que votre document soit diffusé sur Internet.
Mais attention, dans le cas des Actes en Ligne, cette résolution n'a plus lieu de s'appliquer, il vaut mieux, au contraire, envoyer des documents de grande taille, même s'ils ne tiennent pas sur un écran standard, car l'affichage des actes en ligne est zoomable et l'on peut donc visualiser au mieux les écritures.
Pour un document de taille moyenne, on utilisera 150 dpi, qui est une norme utilisée dans les journaux par exemple. L'échelle suivante (que vous pourrez utiliser sur GeneaNet, attention cependant à ne pas dépasser les limites imposées) est celle de 300 dpi. C'est en général ce qui est utilisé pour les magazines que vous trouvez dans les kiosques à journaux, bien que le 600 dpi soit de plus en plus fréquemment utilisé.
N'utilisez pas les options "écran/web" ou "imprimante", dans notre cas ce ne sera ni l'un ni l'autre, mais un panaché entre les deux !
En conclusion, pour numériser un acte, une résolution de 150 dpi nous semble suffisante.
Concernant toutes les autres options, il est inutile de s'y intéresser ici, mais rien ne vous empêche d'essayer, elles vous permettent dès le scan d'améliorer le rendu de votre numérisation.
Cliquez maintenant sur le gros bouton "Aperçu" ou "Prévisualiser".
Troisième étape : Prévisualisez votre numérisation
Une seconde fenêtre s'est ouverte, à droite de la précédente. Dans cette fenêtre, vous voyez tout ce qui se trouve sur la vitre de votre scanner. Il faut maintenant délimiter les zones que l'on veut numériser.
L'opération est simple : "jouez" avec les bouton "zone". Celui du haut efface toute sélection (par défaut, lors d'un scan, le précédent est en général mémorisé), celui du bas définit tout seul la totalité du document, vous pouvez utiliser votre souris pour en modifier les limites, en passant le curseur directement sur les pointillés dans l'image (votre curseur se transforme en petit flèche double). Le bouton du haut sert à dupliquer la zone précédemment définie, ce peut être utile si vous avez deux zones non accolées à scanner, par exemple deux actes dans la même page qui ne se suivent pas. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "numériser", et en quelques secondes votre acte apparaît.
Dernière étape :
Enregistrez votre fichier, recadrez-le, effectuez une rotation ou retouchez-le si besoin, et envoyez-le sur Actes en Ligne ! Il est même inutile d'en conserver une trace sur votre disque après envoi, car vos actes sont conservés par GeneaNet et vous pourrez les télécharger à tout moment tels qu'ils étaient lors de votre envoi.
Première étape :
Déposez face retournée votre document (acte ancien, photo, etc) dans le scanner. Veillez à le mettre dans le bon sens pour qu'il apparaisse à l'endroit, cela vous évitera des manipulations par la suite (après un essai infructueux, on comprend en général vite dans quel sens on doit poser le document !).
Lancez l'importation Twain (on dit aussi parfois "acquisition"). Dans notre exemple, nous utilisons une imprimante Epson. La plupart des utilitaires vous proposent différents modes de numérisation, ici trois versions : "auto", "loisirs" et "professionnel". L'option "auto" ne sera pas suffisante pour un acte à numériser, l'exemple sera fourni avec l'option "loisirs". Si vous n'avez pas le même logiciel de présentation, choisissez une option qui vous permette de paramétrer la numérisation selon les options que nous allons définir ci-dessous.
Le logiciel Twain ouvert devrait peu ou prou ressembler à l'image qui suit, et contenir :
- la résolution : ce que l'on appelle les "dpi" ("dot per inch"), ou "PPP" ("Points par pouce"), qui définit le nombre de points par pouces, un pouce mesurant 2,54 cm.
- le type d'image : couleur, niveaux de gris, noir et blanc
- le type de document : photo, illustration, texte, etc
Deuxième étape : réglez votre numérisation
Pour un acte photocopié, choisissez "texte" et non pas "photo", et préférez "niveaux de gris" à "noir et blanc", la restitution sera plus fidèle, même si un peu plus lourde en kilo-octets.
La notion fondamentale à retenir, c'est celle de la résolution, ces fameux dpi. Comme vous le voyez, il existe de nombreux choix. Les résolutions les plus basses, 72 dpi ou 96 dpi, sont utilisées uniquement si vous désirez que votre document soit diffusé sur Internet.
Mais attention, dans le cas des Actes en Ligne, cette résolution n'a plus lieu de s'appliquer, il vaut mieux, au contraire, envoyer des documents de grande taille, même s'ils ne tiennent pas sur un écran standard, car l'affichage des actes en ligne est zoomable et l'on peut donc visualiser au mieux les écritures.
Pour un document de taille moyenne, on utilisera 150 dpi, qui est une norme utilisée dans les journaux par exemple. L'échelle suivante (que vous pourrez utiliser sur GeneaNet, attention cependant à ne pas dépasser les limites imposées) est celle de 300 dpi. C'est en général ce qui est utilisé pour les magazines que vous trouvez dans les kiosques à journaux, bien que le 600 dpi soit de plus en plus fréquemment utilisé.
N'utilisez pas les options "écran/web" ou "imprimante", dans notre cas ce ne sera ni l'un ni l'autre, mais un panaché entre les deux !
En conclusion, pour numériser un acte, une résolution de 150 dpi nous semble suffisante.
Concernant toutes les autres options, il est inutile de s'y intéresser ici, mais rien ne vous empêche d'essayer, elles vous permettent dès le scan d'améliorer le rendu de votre numérisation.
Cliquez maintenant sur le gros bouton "Aperçu" ou "Prévisualiser".
Troisième étape : Prévisualisez votre numérisation
Une seconde fenêtre s'est ouverte, à droite de la précédente. Dans cette fenêtre, vous voyez tout ce qui se trouve sur la vitre de votre scanner. Il faut maintenant délimiter les zones que l'on veut numériser.
L'opération est simple : "jouez" avec les bouton "zone". Celui du haut efface toute sélection (par défaut, lors d'un scan, le précédent est en général mémorisé), celui du bas définit tout seul la totalité du document, vous pouvez utiliser votre souris pour en modifier les limites, en passant le curseur directement sur les pointillés dans l'image (votre curseur se transforme en petit flèche double). Le bouton du haut sert à dupliquer la zone précédemment définie, ce peut être utile si vous avez deux zones non accolées à scanner, par exemple deux actes dans la même page qui ne se suivent pas. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "numériser", et en quelques secondes votre acte apparaît.
Taille réelle écran (extrait) :
Dernière étape :
Enregistrez votre fichier, recadrez-le, effectuez une rotation ou retouchez-le si besoin, et envoyez-le sur Actes en Ligne ! Il est même inutile d'en conserver une trace sur votre disque après envoi, car vos actes sont conservés par GeneaNet et vous pourrez les télécharger à tout moment tels qu'ils étaient lors de votre envoi.
Bonjour
Pour un document dont le début se trouve en bas d'une page, et la fin sur le haut de la page suivante... comment faire pour que ce document figure sur une seule page...
Mes remerciements pour la réponse...
M.B.
Rédigé par : marcelle brizard | 16 juillet 2008 at 08:30
J'ai eu à traiter de nombreux documents venant de pologne ou de républqsue tchèque le 600dpi et la couleur me permette d'avoir une restitution des documents qui me parait la meilleur pour lire et traduire ceux-ci.
Rédigé par : daniel | 16 juillet 2008 at 08:51
Il aurait été utile d'avoir une section sur des suggestions de nomination du/des fichier(s) ainsi créé(s) de façon a harmoniser le système ( ou de faire un lien si ce sujet a déjà été traité par ailleurs)
Rédigé par : marcu | 16 juillet 2008 at 10:19
Bonjour MB.
Pour faire de 2 copies d'actes, un seul, il faut avoir dans sa machine "PhotoFiltre ", avec lequel vous pourrez ne faire qu'un seul document. Ce n'est pas tres facile au debut, mais ça fonctionne pas mal. Rechercher sur le site de Geneanet , le fil a ce sujet
cdr
jpc
Rédigé par : ajpcc | 16 juillet 2008 at 11:38
Pour la numérisation d'actes qui sont à cheval sur 2 pages, je fais 2 images et je les recolle ensuite en utilisant la fonction panorama d'irfanview qui est le logiciel de traitements d'image facile à utiliser et gratuit que je préfère.
Téléchargement voir audessus
Rédigé par : jpasquier | 16 juillet 2008 at 11:40
J'utilise photofiltre pour mettre un acte rédigé sur plusieurs pages en une. C'est très simple. S'il se trouve numérisé je fais des copies d'écrans de chaque page que je recadre et retouche ensuite si besoin. Puis clic droit : taille de l'image sur chaque recadrage que je mets à une largeur identique, je copie une vue, clique sur l'autre, vais dans : Edition - collage spécial - Assembler le collage - sélectionner haut ou bas. Si erreur : Edition - Défaire Assembler le collage & modifier le sens. C'est très rapide. Bons formatages.
Rédigé par : Bredinnoir | 17 juillet 2008 at 14:36
Il semble que votre conseil soit créer des images "jpeg" (suffixe jpg). Pourquoi ne pas conseiller les formats "pdf". Ils ont le double avantage de permettre le multipage et de ne pas être facilement modifiable.
Rédigé par : lbecker | 19 juillet 2008 at 04:02
bonjour
Quand vous écrivez que "vos actes sont conservés par GeneaNet et vous pourrez les télécharger à tout moment tels qu'ils étaient lors de votre envoi", ce n'est pas tout à fait exact, puisque seuls les membres "privilège" peuvent télécharger des actes ...
Si donc vous ne l'êtes pas, gardez précieusement une (et même 2 copies) de vos actes numérisés, surtout si l'original vous avait seulement été prêté.
Bien à vous
Thérèse
Rédigé par : Thérèse | 19 juillet 2008 at 08:15
Je ne suis pas un as en informatique, Et dans ma vie professionnelle j'ai toujours lu sur papier. Je ne sais pas enregistrer cet article sur word J'aime bien sur word refaire la mise en page pour ensuite à l'impression limiter le nombre de feuilles
En général, je suis un mauvais utinisateur de Généant, faute de comprendre
Merci
Rédigé par : Jean-Marc | 19 juillet 2008 at 09:01
Voici la convention que j'utilise pour nommer les actes scannés : 19531222 ° DUPOND Michel [Paris]
A savoir : année mois jour de l'événement (pas de l'acte), symbole °, x ou + pour le type d'acte, Nom en lettres capitales Prénom avec majuscule et nom de la commune avec majuscule et entre [ ] .
Dans le cas ou je détiens les 2 exemplaires d'un même acte, j'ajoute ex1, ex2 à la fin du nom du fichier.
Ce nommage permet de faire un lien avec ce qui est décrit dans d'autres logiciels ou documents et de faire un classement et une recherche aisée par l'explorateur de windows pour retrouver les actes pour un nom, une commune ...
Concernant les actes sur plusieurs pages, le but est d'avoir un document qui puisse être imprimé si besoin sur un format A4 sans avoir à le redécouper ... Donc 2 pratiques :
- si plusieurs pages entières j'ajoute au nom de fichier p1, p2 ...
- s'il agit de d'extraits de pages je procède comme cela été évoqué par d'autres contributeurs : copier/coller dans un même document avec un outil de dessin tel que Paint Shop Pro.
Rédigé par : mcjj38 | 19 juillet 2008 at 10:32
Ces conseils sur la numérisation sont bienvenus. Il me semblerait important de noter que pour conserver les images des actes, une numérisation en mode "couleur" peut apporter "un plus": aider, par l'emploi de filtres couleur, à décrypter un acte sali ou aux couleurs passées (niveau utilisateur confirmé).
J'ajouterai que visualiser un acte en couleur est souvent plus agréable qu'en noir et blanc.
La taille des images en couleur n'est plus un obstacle aujourd'hui ou le prix des disques a chuté de façon considérable.
Rédigé par : lafayf | 19 juillet 2008 at 11:28
Mon logiciel d'origine (vendu avec le scanner Canon 5200 F) n'enregistre correctement que les textes écrits avec des polices d'imprimerie. Il remplace l'écriture manuelle par des signes approximatifs qui n'ont aucun sens. Je devrais donc pour mettre les actes en ligne les recopier dans Word, ou acheter un logiciel plus performant.
Rédigé par : texier | 20 juillet 2008 at 11:35
Texier, "remplace l'écriture manuelle etc", ce n'est pas un problème de performance de logiciel mais d'utilisation du bon logiciel. Il ne faut pas utiliser la reconnaissance de caractères : c'est cela qui génère les erreurs décrites ; il faut considérer l'acte à scanner comme une image et suivre la procédure décrite plus haut. Inutile de racheter un logiciel.
Rédigé par : youen | 21 juillet 2008 at 22:19
- Voici ma méthode pour nommer un fichier:
NOM du référent de l'acte Prénoms@NOM de la mère_NSS[(pour une naissance) ou DCx(x étant l'âge au décès)_JJ-MM-AAAA(date de l'acte)_ville de l'acte
ex: BARATHIER Jean Claude@FALCONNET_NSS_13-07-1765_meximieux.bmp
ou DEBRES Pierre@LAGER_DC2(0 pour moins d'un an)_03-09-1747_meximieux.bmp
pour une femme décédée mariée ou veuve: NOM Prénoms@NOM de la mère ep NOM du mari_DCx_JJ-MM-AAAA_ville
pour un mariage:
NOM de l'époux Prénoms@NOM de la mère X NOM de l'épouse Prénoms@NOM de la mère_JJ-MM-AAAA(date de l'acte)_ville de l'acte
Je trouve cette façon bien utile au moment de la phase de recherche et de saisie.
- D'autre part je travaille avec un écran 19 " qui peut basculer en mode portrait. Ainsi je peux visualiser le document scanné dans la moitié supérieure de l'écran et saisir dans mon logiciel de généalogie dans la moitié inférieur.
Rédigé par : GOURET | 21 juillet 2008 at 23:11
par expérience en bureautique, et à la recherche de nombreux doc (avec ma mémoire défaillante) la règle de nommage doit être rigoureuse et si possible unique, sachant que la logique veut que l'on commence par l'année, mois, jour suivi du nom ..., le caractère @ étant mal venu car il peut générer une confusion - Merci à Généanet de prendre une position rapidement sur ce point qui n'est pas un détail car nous sommes tous amenés à consulter cette base des actes, d'autant plus pour ceux qui ont l'habitude de consulter les AD archives départementales et des mairies, ce qui est mon cas. Merci d'avance
Rédigé par : mguerd | 25 juillet 2008 at 17:04